參展商不僅需要全面考慮各項支出，還應(yīng)該學(xué)會控制預(yù)算。下面介紹一些控制預(yù)算、降低成本的方法。
1.盡早行動。盡早預(yù)訂公司的展臺，盡早設(shè)計、運輸和搭建展臺，盡早預(yù)訂客房和餐飲。盡早行動可以幫助節(jié)省費用。
2.合并運輸。如果公司有多個部門有外地展覽事宜，可以將所有部門的會展設(shè)備清單合并在一起，這樣公司可以對所有的物品進行協(xié)調(diào)、統(tǒng)一運輸。
3.協(xié)商獲得更好的價格。首先要了解展館價格的詳細信息，然后可以向組織者直接提出價格協(xié)商要求。更好的價格永遠都需要進一步商談。
4.減少或停止派發(fā)宣傳資料。如果公司的產(chǎn)品變動頻繁，更新宣傳資料的費用將是一筆巨人的開支?？梢杂蒙虡I(yè)明信片代替宣傳冊，在明信片上印刷公司的網(wǎng)址及電話號碼，這不僅節(jié)省了印刷成本，還減少了印刷品運輸?shù)馁M用。在互聯(lián)網(wǎng)運用日益普及的今大，這種做法將得到更多公司的認可。
5.取消贈送樣品。在會展上迫逐免費樣品的人，可能并不是公司的目標(biāo)客戶。大多數(shù)美國的中小參展商用T.免費樣品的投入，通常占到格個參展成本的8%-12%,
6.節(jié)約展位裝飾投入。有的公司喜歡租用一些花草樹木來裝飾展位，按照一般情況估算，需要此項服務(wù)的參展商，每次需支付250-1800美元。實際上，大的參展商每年在這項服務(wù)上節(jié)省500美元，并不會影響展臺的品位。
7.控制電話數(shù)最。移動通信設(shè)備的普及，使參展商在展位上與外界溝通不再依賴固定電話，可以節(jié)省安裝電話的費用，同時，不必要的長途通話費也得到了控制。
8.減少觸摸屏等檢索設(shè)備的使用。觸摸屏可以方便參觀者查找信息，這種設(shè)備的平均價格在250美元/臺左右。如果公司己有的印刷品和多媒體宣傳手段，能使參觀者在短時間內(nèi)獲取足夠的信息，不至于使他們長時間等待，那就沒必要安裝太多的信息檢索設(shè)備。
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